Có nhiều lý do khiến các nhà quản lý và ngành nhân sự phải học cách chuẩn bị cho việc thay đổi văn phòng . Nó có thể là sự hợp nhất của các công ty , ví dụ, một sự thay đổi đơn giản về địa chỉ và thậm chí là nhu cầu về một không gian rộng hơn để chứa tất cả nhân viên. chuyển đổi thiết thực hơn, hiệu quả hơn và không có rủi ro và các sự kiện không lường trước được. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ đi qua các điểm sau:
- tổ chức việc di chuyển trước;
- chọn tài sản mới tốt;
- hoạch định tốt cấu trúc mới của tòa nhà;
- vận chuyển vật liệu một cách chiến lược;
- bầu ra những người chịu trách nhiệm và chia nhiệm vụ thành các đội;
- cũng chọn tổ chức khi đóng gói mọi thứ.
Chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng như thế nào?
Thay đổi có thể không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Bất kể quy mô của công ty như thế nào, loại hoạt động này không thể – và không nên – được thực hiện mà không có kế hoạch tối thiểu. Nếu không, có một số rủi ro, chẳng hạn như:
- thất lạc và mất các vật dụng văn phòng linh tinh;
- thiệt hại các loại;
- bỏ lỡ thời hạn thay đổi;
- khó khăn về hội nhập;
- căng thẳng và cáu kỉnh của những người liên quan;
- năng suất thấp của công ty trong kỳ.
Do đó, chỉ có lợi ích khi biết cách chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng. Một kế hoạch đã dự đoán trước các tình huống và bối cảnh khác nhau để việc ra quyết định trở nên quyết đoán và nhanh nhẹn, cũng như bản thân quá trình thay đổi. Sau đó, hãy xem, nên làm gì để mọi người trong công ty biết được vai trò tương ứng của họ và để sự thay đổi xảy ra mà không có bất kỳ (hoặc sự kiện lớn) nào không lường trước được? Chỉ cần kiểm tra các chủ đề dưới đây!
Sắp xếp việc di chuyển trước
Hãy tưởng tượng rằng, trong quá trình di chuyển, chỉ có một vài máy tính từ một nhóm nhất định được gửi đi và toàn bộ bộ phận đã ở địa chỉ mới. Tại sao điều này lại xảy ra? Một số lý do có thể gây ra điều này, nhưng nó thường là hậu quả trực tiếp của việc thiếu kế hoạch. Học cách chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng sẽ hỗ trợ cho vấn đề này và các vấn đề khác liên quan đến quá trình . Hãy nhớ xem xét một số câu hỏi bên dưới, chẳng hạn như:
- các chi phí liên quan đến việc di chuyển;
- một bản kiểm kê cho tất cả các vật liệu sẽ được chuyển đến không gian mới và những gì sẽ được bán / tặng / loại bỏ;
- chịu trách nhiệm về từng hoạt động của hoạt động;
- lập lịch với ngày tháng và hướng dẫn về toàn bộ quy trình thay đổi;
- phương tiện vận chuyển cần thiết để thực hiện việc thay đổi;
- tổ chức của tất cả các tài liệu trong văn phòng hiện tại;
- vật liệu cần thiết để đóng gói và vận chuyển đến địa chỉ mới;
- liên hệ với tất cả các nhà cung cấp và những người (cá nhân và pháp nhân) gửi thư từ cho công ty;
- cập nhật địa chỉ trên tất cả các phương tiện truyền thông của công ty – cũng như thông báo sớm về thay đổi để mọi người không phải tin tức khi thay đổi xảy ra.
Chỉ cần nhìn vào danh sách này, chắc hẳn bạn đã xác định được một số hoạt động nhỏ hơn trong mỗi mục ở trên rồi phải không? Vậy thì, việc lập kế hoạch là rất quan trọng , chính xác là vì việc tích lũy những việc cần làm để sự thay đổi diễn ra an toàn và suôn sẻ. Chúng tôi có một bài đăng giải thích chi tiết cách công ty có thể tự tổ chức khi thay đổi địa chỉ xảy ra với nhân viên . Kiểm tra nó khi bạn đọc xong!
Chọn tài sản mới của bạn tốt
Chủ đề này là tất cả về lý do của sự thay đổi. Hãy chú ý đến anh ấy (hoặc họ) và tìm kiếm một tài sản không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại của bạn mà còn cả tương lai. Vậy thì, đừng chỉ tìm một nơi chỉ đáp ứng nhu cầu ngắn hạn mà hãy cân nhắc một nơi cho phép phát triển dần dần về sau. Sau cùng, biết cách chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng có thể giúp quá trình chuyển văn phòng bớt mệt mỏi hơn. , nhưng nó đã là một hoạt động, càng ít được thực hiện, thì càng tốt. Do đó, hãy đánh giá cẩn thận tất cả những điểm tích cực và tiêu cực của mỗi bất động sản, để nó có thể trở thành ngôi nhà mới của thương hiệu bạn trong nhiều, nhiều năm tới.
Lập kế hoạch cấu trúc tòa nhà mới tốt
Hãy đến thăm nơi này vài lần trước khi chuyển nhà và cân nhắc phương án phân bổ sao cho quyết đoán, hiệu quả và khách quan nhất có thể .Rất nhiều thứ có vẻ giống như một chi tiết, nhưng nó tạo nên sự khác biệt trong việc thực hiện thay đổi nhanh hơn và ít trở ngại hơn trên đường đi. Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng một căn phòng có ít cửa hàng hơn mức cần thiết. Điều này liên quan đến việc cải tạo, lắp đặt điện mới và hàng loạt các vấn đề khác cần thiết để làm cho địa điểm phù hợp để tiếp nhận cơ sở hạ tầng của bộ phận này hàng ngày của nhân viên của mình.
Vận chuyển vật liệu một cách chiến lược
Bắt đầu bằng cách vận chuyển các mặt hàng không thường xuyên được sử dụng. Các đồ vật lớn hơn cũng có thể tiếp tục để bắt đầu tổ chức không gian mới dễ dàng hơn. Việc gửi mọi thứ cùng một lúc có thể gây phức tạp khi sắp xếp, tách các hộp và các vật dụng khác, ngoài ra còn gây ra sự phiền phức khi sắp xếp mọi thứ. Do đó, danh sách kiểm tra của bạn nên có sẵn những tài liệu nào nên được gửi và cả thứ tự của chúng.
Bầu chịu trách nhiệm và phân chia nhiệm vụ theo nhóm
Giao nhiệm vụ. Đây là một phần quan trọng của việc học cách chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng. Với điều này, mỗi người sẽ biết chính xác phần việc của mình trong hoạt động này, cẩn thận rằng các bước được thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch. nhiệm vụ và thứ yếu, cũng như thiết lập một lịch trình hiệu quả. Chia nhỏ công việc và để các nhà lãnh đạo của từng giai đoạn dẫn dắt quy trình một cách quyết đoán hơn.
Cũng chọn tổ chức khi đóng gói mọi thứ
Tính toán trước số lượng hộp các tông (hoặc loại hộp chứa khác, nếu cần) để mua hàng, chỉ và với các điều khoản thanh toán tốt hơn. Của các mặt hàng diễn ra theo cách khách quan hơn và do đó, lịch trình được tuân theo mà không các sự kiện lớn không lường trước được. Nó cũng có giá trị liên kết mức độ ưu tiên cho việc gửi tài liệu. Điều này có thể được bao gồm trong các hộp để thay đổi được thực hiện dần dần, chỉ để lại những thứ cần thiết nhất cho cuối cùng. Hãy nhớ điều này quan trọng như thế nào: máy tính và các vật dụng cần thiết khác cho tiến độ công việc, hàng ngày, là các mặt hàng cuối cùng được đóng gói và vận chuyển. Tốt nhất là hãy làm điều này vào những ngày không có giờ làm việc – chẳng hạn như vào ngày lễ hoặc cuối tuần – để mọi người không bị mất năng suất . .
Những lưu ý cần thực hiện khi chuẩn bị chuyển văn phòng?
Bây giờ chúng ta đã thấy các mục chính trong danh sách của bạn để tìm hiểu cách chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng, bạn nên xem một số biện pháp phòng ngừa tạo nên sự khác biệt. Thủ tục thanh toán:
- xác nhận nhiều lần rằng cấu trúc mới phù hợp để tiếp nhận sự thay đổi;
- đánh giá tình trạng của tòa nhà mới, chẳng hạn như hệ thống ống nước và hệ thống điện và hệ thống ống nước;
- tính toán số lượng cửa hàng hiện có và cần thiết để công ty hoạt động an toàn;
- tin tưởng vào sự hiểu biết và hợp tác của các nhân viên để sự thay đổi được hài hòa ;
- làm sạch khu vực trước khi di chuyển — và ngay sau đó nữa. Nó có vẻ không giống nhưng nó là một hoạt động làm phát sinh rất nhiều bụi.
Với những mẹo nhỏ này, việc chuyển nhà dường như là một công việc bớt nặng nhọc và mệt mỏi hơn phải không? Vì vậy, hãy nhớ rằng lập kế hoạch là từ khóa cho sự thành công của nỗ lực này! Điều đáng chú ý là cuối cùng, mặc dù bạn đã học cách chuẩn bị cho sự thay đổi văn phòng và cách tránh những rủi ro và sự kiện không lường trước được của cuộc hành trình này, nhưng là nhiều hơn thế bạn có thể làm cho sự phát triển của công ty của bạn. Và theo nhiều cách! Nếu bạn muốn biết thêm một chút về phạm vi chủ đề này, hãy biết rằng bạn có thể nhận trực tiếp các mẹo và tin tức của chúng tôi. Đối với điều đó, giống như trang Facebook của chúng tôi ! Cũng có cơ hội theo dõi chúng tôi trên Instagram , Twitter và LinkedInvà cùng với đó, hãy luôn liên hệ với chúng tôi và cơ sở những người theo dõi của chúng tôi để tương tác với họ!
Tham khảo thêm về chuyển văn phòng hà nội: https://www.kienvangvietnam.com/chuyen-van-phong-tron-goi-ha-noi.html