Khi một công ty quyết định rời văn phòng của mình và thay đổi địa điểm và / hoặc môi trường, thông thường sẽ gặp phải một số “khó khăn”. Việc thiếu kế hoạch và những thất bại có thể xảy ra trong công tác hậu cần có thể khiến việc chuyển văn phòng trở nên nhiều công việc hơn bình thường.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang mở rộng – hoặc nếu nhu cầu thay đổi cảnh quan đã xuất hiện – thì văn bản này là dành cho bạn. Dưới đây là 6 sai lầm bạn nên tránh trong quá trình chuyển đến nơi làm việc khác.
1. Không lập kế hoạch ngày tháng
Không thể tránh khỏi, khi bạn di chuyển từ môi trường này sang môi trường khác, bạn sẽ trải qua một khoảnh khắc hỗn loạn. Cho dù đó là một căn hộ hay một thay đổi văn phòng, toàn bộ quá trình đòi hỏi kế hoạch và năng lượng. Trong bối cảnh này, sẽ có những ngày thay đổi sẽ phải được ưu tiên hơn công việc.
Vì vậy, hãy chắc chắn lên kế hoạch cho những ngày mà điều này sẽ xảy ra. Đừng chọn thực hiện trong một ngày hoặc một tuần khi các dự án quan trọng hơn với thời hạn chặt chẽ đang diễn ra. Thống nhất với nhóm là nên để mọi thứ trước, để công việc không bị cản trở quá nhiều.
Một mẹo hay là tạo một lịch với tất cả các dự án và thời hạn tương ứng của chúng. Trong đó, bạn có thể tự lập trình để thực hiện mọi hoạt động, đặc biệt là những hoạt động quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Như vậy, sẽ có thể có một kế hoạch quyết đoán hơn, theo các ưu tiên của tổ chức.
2. Tìm kiếm một vài tùy chọn không gian
Thông thường rất khó để nghĩ “bên ngoài cái hộp”. Khi nói về văn phòng công ty, nhiều người vẫn nghĩ đến mô hình truyền thống, với không gian bên trong các tòa nhà thương mại lớn. Nhưng ngày nay, phạm vi của các khả năng đã rộng hơn nhiều.
Ví dụ, số lượng văn phòng chia sẻ đã tăng lên rất nhiều trong vài năm qua. Và chuyển động này đã không xảy ra một cách tình cờ. Ngược lại, ông có lý do chính đáng: những không gian mới này, còn được gọi là co-working, rất thiết thực, có cấu trúc tốt và tiết kiệm. Không giống như các văn phòng truyền thống, không gian chia sẻ cung cấp một loạt các dịch vụ với chi phí thấp hơn nhiều.
Nếu bạn chọn một vị trí mà không kiểm tra trước các lựa chọn văn phòng có sẵn, rất có thể bạn sẽ hối hận trong tương lai. Do đó, hãy tìm trong số các khả năng có khả năng phù hợp nhất với hồ sơ của công ty bạn. Cân bằng giữa lợi thế do coworkings mang lại và đặt chi phí lên đầu bút chì, những khoảng trống này chắc chắn sẽ trở thành lựa chọn đầu tiên của bạn.
3. Không thuê được dịch vụ chuyển nhà tốt
Một công việc chuyển văn phòng đòi hỏi phải thuê vận chuyển đồ đạc và các thiết bị quan trọng khác. Có những công ty chuyên biệt có khả năng thực hiện dịch vụ này một cách chính xác. Lúc này người ta thường cố gắng tiết kiệm, tìm kiếm những nhà cung cấp rẻ hơn. Nhưng hãy cẩn thận, bởi vì đây có thể là “rẻ mà đắt”.
Một dịch vụ chuyển nhà chất lượng sẽ coi trọng tính bảo mật và tính toàn vẹn của đồ vật. Ngược lại, nếu bạn chọn một công ty hoặc một người không chuyên thì có thể xảy ra tình trạng hư hỏng, hư hỏng và mất mát nguyên vật liệu. Máy tính, máy in và các đồ vật nhạy cảm khác như bàn kính cần được chăm sóc và chú ý khi vận chuyển.
Do đó, hãy tìm kiếm tài liệu tham khảo từ các công ty đáng tin cậy và nhà cung cấp dịch vụ tốt. Nếu không, thiệt hại có thể lớn hơn nhiều.
4. Chọn sai vị trí
Vị trí của một doanh nghiệp là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của nó. Có một số yếu tố phải được xem xét trước khi chọn nơi để thành lập doanh nghiệp của bạn. Điều này là do cần phải hiểu rõ nhu cầu của bản thân tổ chức, vị trí của các đối tác và nhà cung cấp chính, sự dễ dàng tiếp cận địa điểm và nhu cầu của nhân viên.
Vì vậy, hãy nghiên cứu kỹ lưỡng về những yếu tố này để đi đến một điểm ngọt ngào. Ngoài ra, hãy nghĩ về những câu hỏi thiết yếu phải được hỏi. Điều quan trọng là có ga tàu điện ngầm hoặc bến xe buýt gần đó không? Vị trí tập trung sẽ có lợi hơn hay không? Chi phí thuê nhà trong một khu phố cao cấp hơn là bao nhiêu? Có cửa hàng nào gần đây không?
Tin tốt là bằng cách chọn chuyển từ văn phòng truyền thống sang văn phòng chia sẻ, nhiều vấn đề trong số này đã được đơn giản hóa. Ví dụ, có thể có một văn phòng riêng trong một không gian làm việc chung ở phía nam São Paulo với một mức giá thấp hơn nhiều.
5. Không bao gồm nhân viên trong quá trình ra quyết định
Không ai tốt hơn nhóm của một công ty để biết những nhu cầu liên quan đến vị trí và cấu trúc. Vì điều này, rất nên tham khảo ý kiến của mọi người về ý kiến của họ. Tất nhiên, những quyết định nhất định phải được đưa ra bởi người quản lý, nhưng có cuộc đối thoại này sẽ rất có lợi và có thể tránh được những rắc rối trong tương lai.
Ngoài ra, việc có cả một nhóm hoàn toàn chuyên tâm vào quá trình thay đổi trong một khoảng thời gian ngắn sẽ hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với một số ít người cố gắng sắp xếp các nhiệm vụ và làm việc trong một vài ngày.
Bao gồm những giây phút thư giãn, ăn nhẹ và thời gian nghỉ ngơi cũng là một lựa chọn tuyệt vời. Để nhân viên luôn sẵn sàng, vui vẻ và hào hứng với việc thay đổi văn phòng do công ty cung cấp, điều này cũng phải được truyền đạt như một điều gì đó tích cực, có lợi cho mọi người.
6. Đánh giá thấp tầm quan trọng của trang trí
Khi ai đó ở trong một môi trường mà họ cảm thấy thoải mái và được chào đón, năng suất và sự thích thú đối với công việc sẽ tăng lên ngay lập tức. Và trang trí đóng một vai trò lớn trong đó. Vì vậy, điều quan trọng là phải xem xét màu sắc được sử dụng, đồ nội thất được chọn, các vật dụng trang trí (như tranh, lọ, hoa, v.v.) và ánh sáng.
Việc quan tâm này sẽ khiến nhân viên cảm thấy có động lực hơn rất nhiều để thực hiện công việc của mình. Có không gian để thư giãn, với lối trang trí thân mật hơn, cũng là một lựa chọn tuyệt vời để bạn tạm dừng công việc thường ngày. Và trong co-working, ví dụ, có không gian sống, khu vực nghỉ ngơi và nhiều hơn nữa.
Nếu bạn đang trải qua quá trình thay đổi văn phòng hoặc đang cân nhắc chuyển từ văn phòng truyền thống sang không gian làm việc chung, hãy nhớ đọc văn bản này nói về sự khác biệt chính giữa hai loại không gian.
Bài viết liên quan: https://www.kienvangvietnam.com/chuyen-van-phong-tron-goi-ha-noi.html